De snelheid van Outlook verhogen

Wanneer je Outlook minder performant is kan dit veroorzaakt worden door verschillende zaken. Op deze pagina vind je alle informatie over de mogelijke oorzaken en oplossingen.

Microsoft raadt aan om niet meer dan 10.000 berichten te bewaren in je kritieke mappen. De kritieke mappen zijn je Inbox, Sent items, Kalender en Contacten;map. Wanneer outlook opstart zijn deze mappen de eerste mappen die synchroniseren. Hoe meer berichten hier in zitten, hoe langer dit duurt. Concreet is de limiet:

Klik met de rechtermuisknop op de map en kies eigenschappen. Selecteer vervolgens op “Totaal aantal items weergeven” en klik op “OK” Het aantal items zal naast de map verschijnen

Zoek mbv de zoekmappen naar de grootste en oudste e-mails. Verwijder deze of verplaats deze naar je archiefmailbox. Verwijder grote bijlagen uit een e-mail of zet ze eventueel op een netwerkschijf of op een Sharepoint site en stuur enkel een snelkoppeling door. Op de volgende pagina vind je meer informatie over het vinden en opkuisen van grote en oude e-mails.

Wanneer outlook opstart zijn de inbox en de sent items map de eerste mappen die synchroniseren. Hoe meer berichten hier in zitten, hoe langer dit duurt. Verwijder daarom onnodige e-mails. Wij raden ook aan om de oudere e-mails die u niet pertinent nodig hebt te verplaatsen naar Archief. Door het aanmaken van mappen en eventueel submappen (max. 3 levels) en je e-mails hier in te plaatsen zorg je er niet alleen voor dat je inbox en sent items map vlotter synchroniseren maar creëer je ook meer overzicht in je mailbox. Meer informatie over het aanmaken van mappen en submappen en het instellen van regels vind je op Organiseren van je mailbox.

Alle KU Leuven-mailboxen draaien op een centrale Exchange server. Vanaf Exchange versie 2010 krijgt elk personeelslid ook een Microsoft archiefmailbox. Deze pagina geeft een overzicht van het Microsoft archiefsysteem.

E-mails die in de archiefmailbox geplaatst zijn worden niet meer lokaal op je pc bijgehouden wat de snelheid van je mailbox zal verhogen. Deze e-mails zijn echter wel enkel te lezen indien je verbonden bent met het internet. Wij raden aan om de oudere e-mails die je niet pertinent nodig hebt te verplaatsen naar je archief. Meer informatie over de archiefmailbox kan je vinden op Microsoft Exchange 2010 archiefmailbox.

Verwijder de inhoud van je ongewenste e-mail map. Dit wordt momenteel automatisch gedaan maar enkel voor berichten die ouder zijn dan 100 dagen (3maanden).

Skype-gebruikers beschikken ook over een gesprekgeschiedenis map waar alle call en chat history wordt bijgehouden. Kuis deze regelmatig op.

Het toevoegen van extra e-mailaccounts zoals een eigen Gmail-account en Administratieve mailboxen zullen je outlook ook vertragen. Probeer indien mogelijk geen privé-mailboxen toe te voegen aan Outlook. Gebruik voor gedeelde administratieve mailboxen zoveel mogelijk de gedeelde mappen en send-as functies en hou hier ook de mappen proper georganiseerd. Op Het gebruik van volledig gedeelde postvakken en van gedeeltelijk gedeelde postvakken vind je meer info over administratieve mailboxen.

Als u veel RSS-kanalen in Outlook synchroniseert, treden er problemen op met de prestaties wanneer je bepaalde gewone bewerkingen uitvoert. Alle RSS-feeds worden standaard automatisch gesynchroniseerd op ingestelde intervallen. Als er te veel feeds zijn, reageert Outlook trager. Verwijder dus onnodige RSS-kanalen. Je kan een aparte groep voor verzenden/ontvangen met alleen jouw RSS-feeds maken en je kan deze verwijderen uit de groep waarin jouw standaard-mailaccount zich bevindt. Hiermee kan je de RSS-feeds op vraag in plaats van op ingestelde intervallen synchroniseren. Zie de volgende artikelen op de Office-website voor meer informatie over het beheren van groepen voor verzenden/ontvangen:

Concreet dien je volgende stappen uit te voeren in Outlook 2010:

De instellingen in de windows-groep voor verzenden/ontvangen kan je de synchronisatiesnelheid van de nieuwe groep aanpassen.

Echter wanneer er te veel e-mails in de inbox staan, of wanneer er te veel gedeelde mappen (Standaard zal Outlook ook de gedeelde mappen in cache nemen) gekoppeld zijn aan je account, kan de cache te groot worden (5GB). Het OST bestand kan dan gefragmenteerd geraken en dit zorgt juist voor een vertraging. Er kunnen ook fouten optreden bij het synchroniseren. De snelste manier om de map te openen waar jouw Outlook-gegevensbestanden zijn opgeslagen is:

Voor Outlook 2010 gelden de volgende richtlijnen omtrent de grootte van het OST bestand:

Een mogelijke oplossing is om de OST file te defragmenteren (bijvoorbeeld met Contig van sysinternals http://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/bb897428.aspx). Kijk voor meer info hierover op volgende link: http://www.blankmanblog.com/uncategorized/ost-performance-slow-defrag-it/ Een andere, soms zelfs snellere oplossing, is om de OST file te verwijderen of je Outlook-profiel opnieuw aan te maken (meer info hierover vind je op Hoe verwijder ik mijn outlook profiel volledig?). Hou er rekening mee dat deze procedures enige tijd zullen innemen. Start deze procedure dus op het einde van de werkdag, of tijdens de middagpauze, en laat de pc opstaan zodat Outlook de tijd krijgt om opnieuw te synchroniseren naar het nieuwe ost bestand.

Een andere oplossing is om de cached mode uit te schakelen. Hierbij dien je wel rekening te houden dat wanneer je de cached mode uitschakelt, je steeds dient verbonden te zijn met het internet om je e-mails te kunnen lezen. Je kan dit voor heel je mailbox doen, of enkel voor je gedeelde mappen.

Op Uitschakelen van de cached mode in Outlook vind je het stappenplan hoe je de chaded mode kan uitschakelen voor je mailbox of je gedeelde mappen.

Is je computer nog performant genoeg om vlot te kunnen werken met Outlook? Hier zijn verscheidene punten waar je op kan kijken.

Zorg steeds voor de laatste updates van Windows en Office via de Microsoft Update Service. Op een centraal beheerde PC staat dit automatisch ingesteld.

Het zou kunnen dat je computer onvoldoende computercapaciteit heeft. Kijk deze eventueel na voor Office op Technet.microsoft.

Indien er op je pc een energiezuinig beleid toepast wordt, is het beter om je besturingssysteem niet af te sluiten na de werkuren en je Outlook actief te laten. Sluit aan het einde van de werkweek wel steeds je PC af.

Indien je e-mails niet lokaal zijn opgeslagen of ze dienen uit het archief te worden opgehaald dien je toegang tot het internet te hebben. Gebruik maken van de snelste verbinding kan hierbij veel helpen. Gebruik binnen KU Leuven steeds het bekabelde netwerk indien dit mogelijk is. Ook voor de laptops. Wanneer je verbonden bent met het bekabeld netwerk, verbreek dan ook altijd de verbinding met de draadloze netwerken waar je mee verbonden bent. Wanneer het niet mogelijk is om gebruik te maken van bekabeld internet beschik je binnen KU Leuven altijd over een draadloze verbinding. Maak hier zoveel mogelijk gebruik van het "kuleuven" netwerk. Meer informatie over de draadloze netwerken binnen KU Leuven kan je vinden op deze pagina.

Add-ins in Outlook kunnen het systeem vertragen. Schakel de invoegtoepassingen die je amper of nooit gebruikt dus ook gewoon uit. Volg hierbij volgende stappen om je add-ins uit te schakelen.

Indien je gebruik maakt van .pst bestanden, zet deze dan op de lokale computer en zorg er dan voor dat deze geen lees/schrijf acties moeten door over het netwerk.

Zet het “deelvenster personen”  op “geminimaliseerd” of “uitgeschakeld”. De stand “Normaal” kan vertragingen geven bij het laden van een e-mail. Op een centraal beheerde PC staat dit standaard op geminimaliseerd.